BEC考官教你商務英語寫作 第五章正式和清晰：Unit 1 達到正式的效果
第五章 正式和清晰
本書的第3章和第4漲講述了商業書信和商業報告，從中我們了解到它們的定義、格式和規范用語及大量的范文。實際上，商務書信和商務報告都是正式文書。那么什么是正式的書信和報告呢？ 怎樣才能使一封書信或一篇報告變成正式的呢？怎么寫才能清晰地表達作者的意思？這一張將讓讀者從正式度和清晰度兩個方面加深對商務心寒和報告的了解。Unit 1 達到正式的效果
一篇文章可以在正式和非正式之間移動，關鍵在于作者如何選詞、如何使用不同的語態，以及選擇不同的詞匯來表達。在商務報告和商務書信中你經常可以找到下面幾個特點，它們的出現使得文章變得非常正式。
+沒有縮寫
+積極的語氣
+被動語態
+無主語
+正式詞語
+名詞短語
+沒有縮寫形式
在正式書信和商務報告中的寫作中，縮寫形式出現在文章中會使文章顯得不正式，比如：can‘t， aren't 和won't 就比cannot，are not 和 will not 顯得不正式.
+積極的語氣
我們在動筆之前一定要考慮誰是你的讀者，你了解這位讀者嗎,他對你是茂盛的還是熟悉的。因為不同的預期會給讀者帶來不同的感受。這樣的例子很多。
同樣一個短語 as soon as possible 在不同的語氣下回產生不同的效果。比如，如果你在信中要求對方為你完成一項他們正常職責之外的工作，那么你就應該寫成：when it is convenient 而不是as soon as possible. 而如果你是在寫一封申請面試機會的信，你就應該寫成： I would be able to come for an interview whenever it is convenient to you, 而不要寫成 I can come for an interview as soon as possible。與此相對的是，如果有人簽了你的錢或者別人應該為你做他們職責之內的事，這時你可以很自然地寫道： I look forward to receiving your payment as soon as possible 或 I look forward to hearing from your as soon as possible。
如果你對這位讀者完全不了解，那么你應該將文章寫的正式些。在寫正是文書時，最好用積極的語言，即使是要向對方回報壞消息。如果no,we do not, I refuse, stop, loss failure, problem, i am not prepared to 都會給對方帶來一種負面的態度，所以盡量避免使用。當確實要向對方表達不好的消息時，比如你不能向對方賠付一定金額時，你可以通過以下幾種方法舒緩你的負面語氣：
1. 表示理解對方的處境并對對方所處的困境表示同情：強調你能給對方做什么，而不是你做不到什么．
2.多留積極消息，少留負面消息．比如：事實上是你們公司不能對訂貨少于10箱的單位發貨，為了表達同樣的信息，你可以用積極和消極的兩種態度來寫：
a．We cannot supply in packers of less than ten..(NEGATIVE)
b.To keep packaging costs down and to help our customers save on postage, we supply in packs of ten or more(POSITIVE)
比較而言，第二種寫法，也就是積極語氣的寫法不僅把事實交代清楚，而且還站在對方的立場上說話，使讀者不得不接受這個事實。
無論是書信寫作還是報告寫作，作者都應該記住在把握語氣時應該禮貌和友好，而不應該去激怒別人或用詞太過感情沖動。
在寫作中，尤其是投訴信中，使用威脅性的字眼，比如“legal action"，要特別慎重，因為除非你真的打算這么做，而且確實沒有別的辦法可想時才能這樣寫。+被動語態
文章的正式度可以通過將主動語態轉化為被動語態來實現。這樣做有兩個好處：
為了讓讀者感覺到這樣的說法更客觀，作者可以使用被動語態表達出不帶感情色彩的觀點．
拋開感情色彩后，被動語態便能突出強調事物本身的過程或邏輯性．比如：I found from the interview that... 可以寫成The findings are based on interviews...后者的寫法不僅使行文顯得更正式，而且能讓讀者更加信服發現的事實.+無主句
除了使用被動語態可以增強文章的正式度以外，無主句的使用也可以達到同樣的效果。我們經常可以在正式報告中找到這樣的寫法：It is important that... 和It would be advisable to...。像這樣的無主句非常有用，尤其是在作者提建議或者批評意見時。作者可以將觀點強有力地提出來而又不帶任何感情色彩。+正式詞語
對于英語學習進入高階的同學來說，應該在記憶大最詞匯的同時對詞匯中標出的formal和informal的字樣特別留心。因為在正式信函和報告的寫作中是不應該出現口語化的詞匯或不正規的單詞的。比如：really.OK.nice這樣的詞匯是口語化的，不能出現在正式寫作文書中。還有一類不能出現的就是動詞短語，比如：look up。再比如： immediately 比straight away 要更顯得正是。
此外，詞根來源于拉丁一詞匯的單詞比非拉丁一詞匯的單詞要正式，比如terminate比end要正式。意思清晰的單詞比表達模糊的單詞要正規，比如method在表達“方法”的意思時比way要清晰，所以此時就應選用methods。
+名詞詞語
英語寫作還有一個習慣就是使用名詞或名詞組群，而并不傾向于使用單獨的動詞或動詞短語，因為這樣做可以使句子簡潔明快，干凈利落。比如像這樣一句話： The staff feel deeply unhappy that management do not recognize their efforts 就可以非常簡練地表達為： A key staff complaint is lack of recognition.
以上就是正式文書寫作中出現的6個比較鮮明的特點。許多英語學習者在最初接觸這些概念時并不一定能馬上將這些條條框框轉化為自己可以運用的東西，但是只有先建立最初的感性認識，才能有助于你慢慢地去理解并最終將它們轉化為自己的知識，達到靈活運用的境界。也只有這樣，你刁能寫出行云流水式的好文章。
更多 外貿英語函電、英語應用文寫作、商務英語寫作、英語求職信 相關文章和學習資料，
請繼續關注 英語作文大全
本文地址：http://www.hengchuai.cn/writing/business/15646.html
