在上一單元中我們了解到正式的商務書信和報告需要非常禮貌、得體。除此之外，對一篇文章最從本的要求還是它的內容能否讓讀者明白。當然，作者的意思能否充分準確地表達取決于很多因素。本單元將從5個方面就如何能清晰表達自己的觀點和想法進行講解。學會在寫作前列提綱
無論你要寫一封信、一份報告還是針對一幅圖表做描述，你都需要在動筆前對你的思路做一個規劃。你在做規劃之前應明確一個問題，即誰是你的讀者。回答這個問題有助于你明確與讀者之間的關系，以此來確定你在寫作時應該使用的語氣和正式度。
其次，如果回復一封來信，那么你要首先把來信中提出的問題標示出來，以便回信時能夠一一做答，然后再考慮附加相關信息。
如果寫報告，那么你需要將想到的觀點都擺出來進行篩選，選取址重要的，剔除不符合要求的。這之后你應該將確定卜來的觀點進行排序，要讓你的觀點按照一定的邏輯順序出現在讀者眼前。一般而言，作者可以遵循從蛟重要到最不重要的順序排列，也可以從最不重要到最重要來排列。起始段和結束語應簡潔
其實在寫信或報告的開頭段和結尾段，用一句話就可以充分地表達你為什么要寫，以及你希望對方為你做什么。書信寫作和報告寫作單元出現的開頭段就非常簡潔，比如：
I am writing in connection why...
Further to your telephone call...
Thank you four letter of...
報告寫作頭段：
This is a report about...
The purpose of this report is to...
The following proposal concerns...避免使用重復詞語和使用抽象的語言
＋避免使用重復詞語
什么事吃用重復詞語呢？ 比如： 要將“我個人的意見”翻譯成英文，可能會有很多人寫成”I personally think“，其實這樣的寫法就出現了標題中指明的問題，即重復說了”我這個概念“， personally 表達的也是“自己”，所以可以直接寫成I。 這樣的例子還有很多，請看列表：

不正確 正確 precede before precede reverse backward reverse repeat again repeat actual fact fact around in circles around completely eliminate eliminate enclosed with enclosed

＋避免使用抽象語言
商務寫作應該使用具體的詞語或句子。如果使用過于抽象的語言則會使讀者對你要傳遞的信息感覺不清楚。這是因為抽象詞語往往過于寬泛，以至于讀者對該句抓不住重點，讀不懂，有的時候甚至會使讀者覺得沒有必要再讀卜去。而與此相對應的是使用具體詞匯，具體詞匯能夠傳達清晰、具體的意思，幫助讀者對你要表達的意思樹立正確概念。比如：vehicle 的意思是車輛的總稱，它是一個抽象名詞。在There is a vehicle parked on the road（在馬路邊停放著一輛車）中使用了這個詞沒有能非常清楚地表達作者的意思，即讀者并不了解是卡車、公共汽車、自行車、拖拉機還是其他車輛。為了能讓讀者更清楚地了解情況并避免不必要的混淆，這句話可以改寫為：There is a black, 1996 Santana parked on the road。針對使用抽象語言和具體語言，卜面有5個例子可以進一步向大家說明為了達到清晰應該怎樣書寫，請看下表。

抽象 具體 we will deliver your things soon. The 200 cassettes you ordered on 21st July will be delivered on the 1 st August. Your savings account will earn high interest. Your savings account will earn the maximum 6.5% interest each year. The majority of our stockbrokers voted for the new plan. 58% of our stockbrokers voted for the new plan. Your new, lightweight Electro Shredder can easily be carried from room to room Your new Electro Shredder is featherweight. Weighing only 10 pounds it can easily be carried. You will receive your refund cheque soon. You will receive your full $226 by September 1st.

檢查語法走否該用正確
其實中國的英語教學址注重的就是語法的準確性，但是這僅體現在學生做題或考試中。一到實際運用時，就會錯誤百出，尤其是在寫作和口語表達中。本書雖不是一本語法書，但是因為涉及到了商務英語的寫作部份，所以在這里選取了中國英語學習者容易出錯而又常會被忽視的一個方面，即“表達時間的介詞的使用”進行講解。時間介詞的用法
我們在寫作的時候常會用到一些介詞來引出一個時間點，而能夠表達時間的介詞主要有at.in和on。
＋at 指”點“時間，另外還用在相對固定的短語中，例如：
at two o'clock; at breakfast; at the beginning; at the end of; at the age of
＋in 指較長的時間，如年、月、周、季，例如：
in the 20th century, in 2003; in(the spring); in May; In the Mooring.
＋on 指在特定的日子或星期，例如：
on Monday； on his birthday; on October 1st; On New Year's Day; On Sunday evening...
這里請大家注意：
on time(準時= exactly at a fixed time, punctually)
in time(及時= early or soon enough， following the correct time)
另外，如果 in the morning, in the afternoon, in the evening 等短語前后有定語修飾時，借此則改用on。 例如：On Tuesday morning, on a summer afternoon, on the evening of his birthday.
當表示年、月、周、季等時間名詞前面有this，that ，next，last， every， all 等詞修飾時，前面 不用介詞。例如： that morning， last year， next month， every week， this winter， next time 等。

例題： 請用介詞in at 和on 填空

1.______________Friday
3.______________27 May
5.______________the afternoon
7.______________Chiristmas
9.______________the weekend
11._____________ the beginning of the war

2.______________2004
4.______________midnight
6.______________March
8.______________Christmas Day
10.______________the 1970s
12.______________the spring

講解：
1. on ：用介詞on 是因為Friday 表達具體星期幾（on 指在特定的日子或星期）。
2. in：因為2004年是年份（in 指較長的時間，如年、月、周、季）
3. on：具體某個日期，用介詞on
4. at midnight：這是固定搭配，表示在子夜（at 指”點“時間，另外還用在相對固定的短語中）
5. in the afternoon，這是固定搭配，表示在“下午”
6. in March： 月份前，用in
7.at
8. on Christmas Day： 宗教節日前的介詞用at，而一旦特質某一日期，如圣誕節，就是固定日期，這時其介詞應該用on。
9. at the weekend： the weekend 前面既可以用介詞at（英式英語），也可以用介詞on（美式英語）
10.in
11.at: 在固定搭配at the beginning of 和at the end of 中用介詞at。
12.in全文檢查：
在遵循以上步驟完成全文后，最后你還應該對單詞的拼寫、標點符號的使用及字幕的大小寫等細節問題作最后的確認檢查，避免在小問題上犯不必要的錯誤。

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