商務英語之信函寫作詳談
在日常的工作交流中，英文信函的往來再所難免。如何在這些信函中準確表詞達意，讓自身的工作能夠順利的進行，在商務英語的寫作中，除了詞匯量和句型使用的因素外，影響我們表達的還有哪些因素，都是我們關心的。 許多人寫信時，常努力表達清楚個人意見，卻忽略了寫信的目的和對象。信函的目的就是和讀信人進行必要的溝通，達成一致觀點或意見，或使讀信人認同你的觀點和做法。因此，為保證溝通的順暢，寫信過程中應始終保持“同理心”，充分考慮讀信人的文化程度，生活背景，讀信時候的心情及可能會有的反應，挑選適合的表達方式，才能使寫信人的意圖被充分的理解，并在最大可能上和讀信人達成一致，起到溝通和交流和目的。
避免“敵對”態度的產生 在商務信函的寫作中，由于潛詞不當而造成的誤會，其中絕大部分是由于忽略了詞語的感情色彩而造成的，使讀信人產生了“敵對的情緒”，從而使寫信人的觀點、意見不能被采納或接受。例如，我們要求供應商能夠提供正確的尺碼的時候，有些學員會寫成：“Do you think you could possibly send me the correct size this time?”從字面上面看這句話的意思沒錯。可是，我們忽略了Do you think you could…這個句式蘊涵了強烈的反問的語氣，于是一句簡單的詢問，在讀信的人看來變成了帶有“諷刺”意味的質疑了。如果我們把這句話改成：Would you please replace the dress with one of the correct size?，聽上去就是一句非常“誠懇”的請求，那么這樣的請求被滿足的可能性也會大很多。
此外，過多的使用“否定詞”和命令性的詞語，也容易引起對方的“敵對情緒”，就如當一些客戶提出退貨要求的時候，生產商的工作人員會要求客戶提供發票。當遇到客戶不能提供發票時，我們常需要拒絕客戶退貨的要求。在陳述理由的時候，有些學員會寫：“You can?鄄not have a refund because you don’t have a re?鄄ceipt.”雖然，我們是根據流程和規定進行我們的工作，但是在這句話中出現了太多的not，措詞非常強硬。這很可能會使客戶的不滿繼續升級，而不能很好的解決爭議。如果我們將這句話改成：You will receive a refund when you send the receipt.，情況就可能會改觀。就從文字上來理解，這兩句話所表達的意思基本相同，但其中包含的感情色彩和對讀信人產生的心理作用卻完全不同。因此，在撰寫商務信函時，我們常會建議學生寫完初稿后，站在收信人的角度通讀全文，用“同理心”來避免信件中因為“措詞不當”而產生敵對情緒。簡潔的文字和高效率的工作
“提高工作效率”是許多辦公室的白領并不陌生的詞句；其實在商務英語的寫作中，用詞簡練、有效也是為了提高工作效率，讓收信人能在第一時間就了解主要意圖，而不是花時間反復“欣賞”潛詞造句的藝術。可是實際工作中，很多學員都會忘了這條寫作的基本原則，進入“堆砌詞藻”的誤區。當然“累贅”的錯誤是比較明顯的，更多時候，我們是為了追求句式的多樣化而忘記了“簡潔”的原則：例如，在表達目的關系時，用for the purpose of這個詞組代替代to；在表達可能性時，不用probably而喜歡用in all probability等。這樣表達不能說是錯的，只是違背了用詞簡練的原則，使讀信人覺得自己好像不是在辦公室里工作，而是在家里讀散文或者小說，因此寫信時，要盡量避免使用一些范圍過大，含義不清晰或文言文氣很重的單詞。通過下圖的比較我們可看到，B欄的詞匯更適合運用在商務寫作中。
A BAssist → helpTerminate → endRemittance → paymentEndeavor → tryAnticipator → expectCommence → startPurchase → buyUtilize → useDispatch → send
Practice ： Rewrite these sentences to make them sound more polite and courteous.
1.Bring me the report.
2.Ms. Jennifer Chang, Minister, will conduct the session
3.The old Indian attorney was an expert trial lawyer.
4.The lady professor is affiliated by Lyme disease.
5.An employee requesting family leave must file the required paperwork at least one month prior to her requested leave.
Answer:
1.Would you please bring me the report.
2.Reverend Chang will conduct the session
3.The attorney was an expert trial lawyer.
4.The professor has Lyme disease.
5.Employees requesting family leave must file the required paperwork at least one month prior to their requested leave.
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