GTD是英文Getting Things Done的縮寫。來自于David Allen 戴維 艾倫 的一本暢銷書《Getting Things Done》，國內的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術》由中信出版社出版，而在網絡上流傳的《搞定！－2分鐘輕松管理工作與生活》的中文名則是臺灣譯本的名稱。

 

由來

 

GTD在Amazon的銷售排名中名列98位，在國外的Blogger中也引起大量的討論與研究，而《盡管去做》這本書在國內卻沒有引起太多的反響，而且國內大部分對于GTD的討論都集中在幾個主要的PDA論壇，中文Blog圈中的相關討論則很少，而且其中還有不少是轉摘的內容。《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》一書的作者David Allen將GTD總結成為一種將繁重超負荷的工作生活方式變成無壓力高效的時間管理系統。

 

原則

 

 

主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來，通過這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一種消滅壓力的高效工作方法。

搜集

把任何你需要跟蹤或者記住或者做的事情記在Allen稱之為‘水桶’的地方：一個收件箱，電子郵箱，磁帶，筆記本，PDA，或者它們的組合。把你腦子里的任何東西都拿出來放到你的搜集設備里，準備好做下一步的處理。每星期所有的水桶都應該被至少清空一次。

處理

處理你的收件箱要遵循一個嚴格的工作流程：

從最上面開始

一次處理一項

不把任何東西放回收件箱

如果任何一項需要做：

做（如果花的時間少于兩分鐘）

委托別人完成

或者把它延期

否則

把它存檔以便查詢，

把它扔掉，

或者使它成熟以便下一步的處理

兩分鐘原則：任何事情如果花的時間少于兩分鐘，那么馬上就去做。兩分鐘是一個分水嶺，這樣的時間和正式地推遲一個動作所花的時間差不多。

組織

Allen描述了一個建議的列表集合，你可以用來跟蹤需要關注的項目：

下一步行動(Next actions)- 對于每個需要你關注的事項，定好什么是你可以實際采取的下一步行動。例如，如果事項為“寫項目報告”，下一步行動可能會是“給Fred發郵件開個簡短會議”，或者“給Jim打電話問報告的要求”，或者類似的事情。雖然要完成這個事項，可能會有很多的步驟和行動，但是其中一定會有你需要首先去做的事情，這樣的事情就應該被記錄在“下一步行動”列表上。較好的做法是把這些事項根據能夠被完成的“環境”整理分類，例如“在辦公室”,“用電話”,“在商場”.

項目(Projects)- 每個需要多于一個實際的行動才能達到的生活或者工作中的“開放式回路”就是一個“項目”.使用跟蹤以及周期性的回顧來確保每個項目都有一個下一步的行動進行下去。

等待(Waiting for)- 當你已經指派了一個事項給其他人或者在項目進行下去之前需要等待外部的事件，就應當在你的系統當中跟蹤以及定期檢查是否已經可以采取行動或者需要發出一個提醒。

將來/可能(Someday/Maybe)- 這些事情你需要在某個點去做，但是不是馬上。例如：“學習中文”，或者“進行一個潛水假期”.

對于跟蹤你的預約和委托，一個日歷也是重要的；另外，Allen特別推薦日歷應該被用在他所謂的“硬工程”上：必須在某個特定的期限之前完成的事情，或者在約定的時間和地點完成的會議和約會.“待辦”事項應該用在下一步行動列表當中。

GTD的最后一個關鍵組織模塊是歸檔系統.

“Getting Things Done”書里說如果要用一個歸檔系統，那它必須得是簡單易用和有趣。即使是一張紙，如果你需要用來記錄參考信息，如果不屬于你已經有的一個目錄，也要有自己的文件組織方式。Allen的建議是你可以維護一個按照字母順序組織的歸檔系統，這樣可以比較容易快速的存儲和提取你所想要的信息。Google的Gmail的用戶可以用創建標簽的方式來創建“待辦事項”和“項目”，這種方式在Bryan Murdaugh的“Getting Things Done with Gmail” [1]白皮書中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念，但是是在在線的電子郵件系統中實施。

檢查

如果你不至少每天或者只要你有時間就回顧檢查，那么你的行動和提醒的列表將會變的毫無用處。以你當時擁有的精力，資源和時間，決定什么是對你來說最重要的事情，然后做。如果你傾向于拖延，你可能會老是做最容易的事情，避免那些難的。為了解決這個問題，你可以一個接一個地做列表上的事情，按照它們的順序，就象你處理你的收件箱一樣。

至少以星期為周期，GTD要求你回顧所有你比較主要的“行動”,“項目”和“等待”的事項，確保所有的新任務或者即將到來的事件都進入你的系統，而且所有的事情都更新到符合最新的情況。Allen建議制作一個難題檔案來幫助你更新你關于主要行動的記憶。

做

 

如果你把你的時間都花在組織工作，而不是做它們，那么所有的GTD系統都是不好用的！David Allen的觀點是，如果你可以把必須做的事情，讓它變得簡單、容易、有趣的話，那你就比較不會拖延、或者被太多的“開放性回路”所壓倒。

 

工具和技巧

 

一個Allen推薦的工具是難題文件夾，用來組織你的GTD的文字工作（也被稱為‘43文件夾’）.12個文件夾用來表示每一個月，另外的31個文件夾用來表示每一天。這些文件夾用來幫助提醒你當天的活動。每天你打開表達當天的文件夾。你把所有的事項都拿出文件夾，然后把空文件夾放進下一個月里。這種處理允許你為自己保存提醒的硬拷貝。例如，如果你在這個月的12號有一個音樂會，你可以把票放在第12個文件夾當中。當12號到的時候，它就在那里等著你。

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