商業書信必須寫得正確，因為它涉及到買賣雙方的權利、義務和厲害關系，是各種商業單據的依據。廣義的說，商業書信的正確性表現在：

（一）運用正確的語言水平
（二）敘述得正確
（三）數字要正確
（四）正確理解和運用商業術語
（五）合適的寫作技巧或方法，以及正確運用其他的六個"C"。

（一）正確的語言水平


下面的內容是用三種不同語言水平的比較參考：

Formal: Although Item 12 is enumerated in the report, the writer has ascertained that it is currently not in the organization''s inventory or in the writer''s possession.

Informal: Although Item 12 is listed in the report, it''s not in our stock now and I don''t have it either.

Standard: Irregardless of the report that item ain''t on our shelves now, and I haven''t got it either.


（二）敘述得正確

　　商業書信的內容要敘述得正確，既不能說得不夠(Understatement)，更不能說得過頭(Overstatement)。

例一： This stove is absolutely the best (or: the very best) on the market.
　（這種爐子是市場上絕對最好的爐子。）

　　這句話是用來介紹商品的，但沒有具體介紹商品的性能，而是抽象地斷定這種爐子是“市場上最好的”。這樣介紹商品，不但不能達到推銷的目的，反而使人對寫信人有“賣狗皮膏藥”的感覺。

改寫：
　　Our model A195 is designed on modern lines and gives, without any increase in fuel consumption, 25% more heat than the older models. So you will agree that it is the outstanding stove for economy of fuel.

　　(我們的A195型爐子是按近代樣式設計的，在不增加燃料消耗的情況下，比其他各種舊式爐子溫度高25%。所以，你會同意，這是個優良的節約燃料的爐子。)


（三）字要正確

　　做對外貿易離不開數字。對商業書信中的數字的正確性要特別加以注意，有時“失之毫厘，差之千里”。甚至引起不同的理解。

（a）“以上”，“以下”，“以前”，“以后”，“從……到……”等的表達法。

$2 or (and) above(over) 　　　　　　　　　　 二美元和二美元以上
60dozen or (and) up (upward, upwards)　　　　60打和60打以上
2% or (and) more　　　　　　　　　　　　　2%和2%以上
an order for 50 gross or upward　　　　　　　50羅或50羅以上的定單
an order for not less than 50 gross　　　　　 不少于50羅的定單
5% up to 10% inclusive　　　　　　　　　　 5%到10%
over 5% up to 10% inclusive　　　　　　　　　5%以上到10%　

（b）
from and including today(this date)　　　　　　　從今日起（包括今日）
on and from Nov. 10;　　　　　　　　　　　　 從11月10日起
on and after Nov.10;　　　　　　　　　　　　　 （包括11月10日）
as from Nov.10 　　　　　　　　　　　　　　　從毀約之日起
as from the date of the breach　　　　　　　　　（包括毀約之日）

up to $40 inclusive; 　　　　　　　　　　　　　　到40美元
up to the maximum of $40　　　　　　　　　　　　（包括40美元）止

up to and including Nov.20　　　　　　　　　　　到11月20日止
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（包括11月20日）

as from the 1st to the 15th of March inclusive;　從3月1日到15日
from the 1st to 15th of March both inclusive　　（包括1日和15日）

during the period beginning on 　　　　從3月1日起到3月30日止
March 1 and ending on March 30,　　　　這一期間（包括頭尾兩天）
both dates inclusive.　　

（四）理解和運用商業術語

　　一般常用的商業用語用字簡潔，意義明確，使用得好，工作進行得順利，使用得不好，就會引起混亂，誤解，甚至產生不必要的糾紛，如：

　　You ask very short delivery for your order.

　　寫信的人原意是說“你們要求趕快交你們的定貨。”

　　可是short delivery不是快點交貨的意思，而是“短交”的意思，這就用錯了商業術語。因此，應該說：

　　Your require quick(prompt) delivery of your order.

（五）合適的寫作技巧或方法，以及正確運用其他的六個"Ｃ"

(1)、非英語國家的人學英語中普遍的弱點之一是不能正確地拼寫（spelling）每一個英文字。拼寫正確與否是一個很重要的問題。有時，一不小心，拼寫錯了，會誤大事或出笑話。 你想買靴子，英文應該是BOOTS，要是拼寫成BOATS就變成你想買船了。

　　(2)、正確使用大寫（Capital Letter）

　　一般在每一句，每一個直接引語，每一行詩的第一個字要大寫，人的稱呼或頭銜，書名等要大寫，專有名詞要大寫，月名，星期幾要大寫，代詞Ｉ要大寫。這是使用英語必須具備的起碼的知識。因此，大寫使用的正確與否，也是英語水平問題。

　　除了上述一般大寫規律以外，在商業書信英語中的大寫，還有其本身的特點，現說明于下：

（Ａ）North, South, East, West

　　這四個字作為一般方向用時小寫，　但是當它們作為一個地理概念表示北方地區，南方地區，東方地區，西方地區，或專有的地名聯用時，就必須大寫。

例：Cotton is the principal crop in the South; it is also grown extensively in the Southwest and in the Sou thern California
　　(棉花是南部各州的重要作物，西南各州和加利福尼亞南部也廣泛種植。)

（Ｂ）商品名稱

　　從語法上講，一般的商品名稱（非專有名詞）沒有必要大寫。在商業書信中為了強調（）或要促使對方注意，商品名稱常常大寫。

例：We have seen your advertisement in the "Textile World" and should be glad if you would send us patterns of Ladies'' Woolens with your best terms.
　　(我們看到你們在"織物界"雜志上的廣告，請寄婦女用毛織物樣本并告最優惠的價格條件。)

（Ｃ）文件名稱
例：we have quoted our best terms on the enclosed Price List.
　　（我們已隨函寄送價目表報最優惠價格條件。）

( D ) 公司，團體，城市名稱省略時大寫
例：The Company will pay you $100 annuity.
　　該公司將付給你年金100美圓。


（Ｅ）職務名稱
例：There is enclosed a letter from Mr. H.A.Anderson, President, National City Bank of New York.
　　(同函俯上花旗銀行行長安得遜先生所寫書信一封。)

（Ｆ）船名
例：We have shipped the goods by the m.v."London Maru" of OSK.
　　（貨已由大阪輪船公司的“倫敦丸”輪裝運。）

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